www.gunadarma.ac.idBAB 4
MANAJEMEN UMUM

PENGERTIAN MANAJEMEN

Arti dan Fungsi Manajemen
    Berikut ini dikemukakan definisi tentang manajemen yang diberikan oleh Prosesor Oei Liang Lee.Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai     tujuan yang telah ditetapkan.Dari definisi tentang manajemen tersebut, dapatlah diambil kesimpulan bahwa manajemen mempunyai lima fungsi, yaitu :
Perencanaan
Pengorganisasian
Pengarahan
Pengkoordinasian
Pengawasan
Jenjang Manajemen
    Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen Ketiga jenjang tersebut adalah : (1) manajemen puncak atau manajemen eksekutif, (2) manajemen madya atau manajemen administratif, dan (3) manajemen operasional atau manajemen supervisori.

LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN

Gerakan Manajemen Ilmiah
    Buku yang diterbitkan berjudul The Principles of Management. Dalam bukunya, Taylor mengemukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah untuk melakukan pekerjaan dengan efisien. Prinsip-prinsip tersebut adalah :
    Prinsip 1 : Semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan cara terbaik                   untuk menyelesaikannya.
    Prinsip 2 : Orang yang tepat untuk mamangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah.
    Prinsip 3 : Cara terbaik tersebut diikuti dengan menggaji pemegang jabatan dengan dasar                   insentif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.
    Prinsip 4 : Menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan dan pemeriksaan pekerjaan.

SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MANAJEMEN
   
    Dari beberapa sekolah tentang pemikiran manajemen yang muncul, kita akan membahas lima, yaitu : (1) sekolah klasik, (2) sekolah perilaku, (3) sekolah ilmu manajemen, (4) analisis sistem, dan (5) manajemen berdasarkan hasil.
Sekolah Klasik (Classical School)
Sekolah klasik telah memberikan saran tentang fungsi-fungsi manajemen primer, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pegendalian.
Sekolah Perilaku (Behavioral School)
Sekolah ini memusatkan perhatian pada aspek kemanusiaan dari manajemen dan menekankan kebutuhan bagi para manajer untuk memahami manusia.
Sekolah Ilmu Manajemen (Management Science School)
Sekolah ilmu manajemen ini melibatkan matematik dan statistik. Ilmu manajemen merupakan suatu pendekatan kuantitatif yang memberikan alat untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis.
Analisis Sistem
Analisis sistem menawarkan suatu alat untuk melihat kegiatan intern dan ekstern dari perusahaan. Analisis sistem ini berkaitan dengan masalah-masalah yang melibatkan semua komponen secara bersama-sama.
Manajemen Hasil
Manajemen hasil atau manajemen berdasarkan sasaran ( management by objectives/MBO) telah semakin populer. MBO adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan.

PERENCANAAN

Perencanaan merupakan fungsi terpenting diantara semua fungsi-fungsi manajemen yang ada.
Bentuk-bentuk Perencanaan
Dengan mendasarkan diri kepada pengertian ini, maka perencanaan memiliki bentuk-bentuk sebagai berikut :
a. Tujuan (Objective)
    b. Kebijakan (Policy)
    c. Strategi
    d.  Prosedur
    e. Aturan (Rule)
    f. Program
Kegunaan Perencanaan
Adapun kegunaan dari pada perencanaan adalah :
a. Mengurangi Ketidakpastian serta Perubahan pada Waktu Mendatang
Waktu yang akan datang bersifat tidak statis, akan tetapi selalu bersifat dinamis dan berubah-ubah; Oleh karena itu diperlukan adanya perencanaan.
    b. Mengarahkan Perhatian pada Tujuan
           Perencanaan dibuat untuk digunakan sebagai penentu arah didalam mencapai tujuan yang                  telah ditetapkan.
    c. Memperingan Biaya
           Dengan adanya perencanaan memungkinkan diadakan penghematan ongkos-ongkos, sebab            semua kegiatan dapat dilakukan secara efisien dan efektif.
    d. Merupakan Sarana untuk Mengadakan Pengawasan
           Hasil kerja yang telah dicapai oleh seseorang sulit untuk diukur keefektifannya tanpa                 adanya perencanaan.
Langkah-langkah Penyusunan Perencanaan
 Langkah-langkah yang harus diambil menyusun suatu perencanaan adalah :
a. Menetapkan Tujuan
          b. Menyusun Anggapan-anggapan (Premising)
          c. Menentukan Berbagai Alternatif Tindakan
          d. Mengadakan Pernilaian terhadap Alternatif-alternatif Tindakan yang Sudah Dipilih
          e. Mengambil Keputusan
          f. Menyusun Perencanaan
Perencanaan Merupakan prose Pendekatan yang Rasional
Dengan berbagai macam langkah yang telah dilakukan untuk menyusun suatu perencanaan, dapatlah dikatakan bahwa perencanaan merupakan suatu proses pendekatan yang rasional untuk waktu yang akan datang.
Jangka Waktu Perencanaan
Menurut jangka waktunya, perencanaan dapat dikelompokkan menjadi tiga golongan, yaitu :
a. Perencanaan jangka panjang
b. Perencanaan jangka menengah
c. Perencanaan jangka pendek
Faktor-faktor yang Membatasi Perencanaan
Adanya kelemahan ini disebabkan oleh beberapa faktor yang mempunyai sifat membatasi perencanaan. Faktor-faktor tersebut adalah :
a. Sulitnya Mencari Anggapan Secara Teliti
b. Perubahan yang Sangat Cepat
c. Kekakuan Internal
d.  Kekakuan Eksternal
e. Waktu dan Biaya
Pengambilan Keputusan
a. Syarat Pengambilan Keputusan
 Harus berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan
Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan-tujuan
Harus mempuntai kemampuan untuk mengadakan analisis dan pernilaian.
Harus bersikap optimis dan mempunyai kemauan yang kuat.
b. Alat Pengambilan Keputusan
Untuk mengambil keputusan yang rasional perlu digunakan alat-alat seperti : (1) operation research, (2) teori Probabilitas, (3) Linear progamming.

PENGORGANISASIAN

Pengertian
Hubungan-hubungan yang timbul didalam organisasi dapat berbentuk : Hubungan Informal dan Hubungan Formal.
a. Hubungan Informal
Hubungan informal ini lebih banyak menyangkut hubungan manusiawi.
    b. Hubungan Formal
          Hubungan formal merupakan bentuk hubungan yang dilakukan dengan sengaja.
Pola Hubungan antar Komponen Organisasi
Semua tugas-tugas yang dijalankan diorganisir untuk mencapai tujuan. Dalam mana tujuan tersebut merupakan titik tolak proses pengorganisasian.
Rentangan Kekuasaan
Munculnya rentangan kekuasaan ini disebabkan oleh adanya keterbatasan pada kemampuan seseorang. Banyak sedikitnya frekuensi hubungan antara pimpinan dengan bawahan dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain :
a. Latihan dari Bawahan
b. Pendelegasian Wewenang
c. Perencanaan
d. Teknik Komunikasi
Dasar-dasar Penggolongan Bagian Di Dalam Organisasi
Pengelompokan menjadi bagian-bagian didalam sebuah organisasi dapat didasarkan pada beberapa faktor berikut ini :
a. Didasarkan pada Suatu Angka
b. Didasarkan pada Waktu
c. Didasarkan pada Fungsi Perusahaan
d. Didasarkan pada Luas Daerah Operasi
e. Didasarkan pada Jenis Barang yang Dihasilkan
f. Didasarkan pada Jenis Langganan
Karakteristik Struktur Organisasi
Setiap bentuk struktur organisasi yang baik harus memiliki dua karakteristik dasar, yaitu :
a. Keseimbangan dalam Organisasi
b. Fleksibel

PENGARAHAN
Prinsip-prinsip Pengarahan
Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif secara efisien mencapai tujuan. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu :
a. Prinsip Mengarah Kepada Tujuan
b. Prinsip Keharmonisan Dengan Tujuan
c. Prinsip Kesatuan Komando
Cara-cara Pengarahan
Adapun cara-cara pengarahan yang dilakukan dapat berupa :
a. Orientasi
b. Pemerintah
c. Delegasi Wewenang
Komunikasi
Komunikasi dapat lebih efektif dan efisien jika memperhatikan beberapa prinsip sebagai berikut :
1) Komunikasi Harus Jelas
2) Prinsip Integritas
3) Prinsip Penggunaan Organisasi Informal
Motivasi
Motivasi mempunyai dua macam bentuk, yaitu :
a. Motivasi Positif
b. Motivasi Negatif

PENGKOORDINASIAN

Prinsip-prinsip Koordinasi
Koordinasi antar bagian dan antar individu didalam organisasi akan dapat tercapai bilamana diikuti dengan tiga prinsip berikut :
a. Prinsip Kontak Langsung
b. Prinsip Penekanan pada Pentingnya Koordinasi
c. Hubungan Timbal Balik diantara Faktor-faktor yang Ada
Pelaksanaan Fungsi Koordinasasi
Untuk malaksanakan fungsi koordinasi, manajer dapat menempuh dua cara, yaitu :
a. Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksananya koordinasi.
b. memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi.

PENGAWASAN

Pengertian
Pengawasan merupakan fungsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen. Dapat pula menyangkut perubahan-perubahan besar, seperti :
a. Penyusunan kembali rencana baru
b. Menetapkan sasaran target baru
c. Perubahan struktur organisasi
d. Perbaikan cara-cara penerimaan pegawai dan sebagainya.
Langkah-langkah Pengawasan
Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengadakan pengawasan adalah :
a. Menciptakan Standard
b. Membandingkan Kegiatan yang Dilakukan dengan Standard
c. Melakukan Tindakan Koreksi
Syarat-syarat Pengawasan yang Baik
a. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan (aktivasi)
    b. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpanan yang terjadi dengan segera
    c. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan
    d. Pengawasan harus obyektif
    e. Pengawasan harus luwes/fleksibel
    f. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi
    g. Pengawasan harus ekonomis
    h. Pengawasan harus mudah dimengerti
    i. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan/koreksi.